電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法（でんしちょうぼほぞんほう）」とは、会社が日々の取引で使う帳簿（会計帳簿など）や、領収書、請求書といった書類を、紙ではなくデータ（電子データ）として保存するためのルールを決めた法律のことです。
これまで、会社はこれらの書類を「紙」で保管することが基本でした。しかし、デジタル化が進む現代に合わせて、国が「データで保存してもいいですよ、むしろデータで保存してください」と、その方法や条件を定めたのがこの法律です。
たとえば、皆さんがお店でもらうレシート。これまでは紙のレシートを貼り付けて保管していましたが、この法律のルールに沿えば、スマホで撮影した写真データとして保存できるようになります。ただし、ただ写真を撮るだけでなく、いくつか守るべきルールがあります。
なぜ今、話題なの？
この法律は以前からありましたが、特に2022年1月に大きく改正されたことで、多くの会社やビジネスパーソンの間で話題になりました。なぜなら、改正によって「電子取引のデータ保存が義務化された」からです。
「電子取引」とは、インターネットを通じて行われる取引のこと。例えば、Amazonや楽天などのオンラインストアで商品を買った時に送られてくる領収書や請求書、またはZoomやMicrosoft Teamsなどのオンライン会議ツールの利用料の請求書など、すべてデータでやり取りされるものです。これまでは紙に印刷して保存することもできましたが、改正後は「データはデータのまま保存しなければならない」と決まりました。
この義務化によって、多くの会社がデータ保存の仕組みを整える必要が出てきたため、「どうすればいいの？」「うちの会社は大丈夫？」と関心が高まっているのです。2024年1月からは、猶予期間が終わり、本格的にこのルールが適用されています。
どこで使われている？
電子帳簿保存法は、日本のすべての企業や個人事業主が対象です。大企業から中小企業、個人事業主まで、事業を行っている人なら誰でも関係があります。
具体的には、次のような場面でこの法律のルールが適用されます。
- 会計ソフトのデータ保存: 弥生会計やfreee、マネーフォワードなどの会計ソフトで作成した帳簿や決算書をデータとして保存する。
- 領収書や請求書のデータ保存: 紙で受け取った領収書や請求書をスキャナーで読み取ってデータとして保存する（「スキャナ保存」）。または、メールで受け取った請求書データをそのまま保存する（「電子取引データ保存」）。
- クラウドサービスの利用: クラウド会計ソフトや、電子帳簿保存法に対応したデータ保存サービス（例えば、NTTデータの「達人Cube」や、大塚商会の「たよれーる」など）を利用して、安全かつルールに則ってデータを保存する。
これらのデータは、税務調査などがあった際に、いつでも見せられるようにしておく必要があります。
覚えておくポイント
電子帳簿保存法で特に覚えておきたいポイントは次の3つです。
- データはデータのまま保存: メールで受け取った請求書や、Webサイトからダウンロードした領収書は、紙に印刷せず、そのままデータとして保存します。
- 検索できるようにする: 保存したデータは、日付や金額、取引先名などで簡単に検索できるようにしておく必要があります。ファイル名に情報を入れたり、専用のシステムを使ったりします。
- 改ざんを防ぐ仕組み: 保存したデータが後から書き換えられたりしないよう、タイムスタンプを付けたり、訂正・削除の履歴が残るシステムを使ったりするなど、不正を防ぐ仕組みが必要です。
これらのルールを守ることで、会社の書類管理が効率的になり、ペーパーレス化も進みます。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、一度仕組みを作ってしまえば、日々の業務がスムーズになりますよ。