クラウドサインの使い方とは
クラウドサインは、弁護士ドットコム株式会社が提供する、インターネット上で契約手続きを完結させるための電子契約サービスです。これまで企業や個人が契約を交わす際には、契約書を印刷し、押印し、郵送するといった手間がかかっていました。クラウドサインを利用することで、これらのプロセスをすべてデジタル化し、ウェブブラウザ上で契約書を作成、送信、署名、保管できるようになります。
具体的には、まず契約書のPDFファイルをクラウドサインにアップロードします。次に、署名が必要な箇所をサービス上で指定し、相手方にメールで契約書の確認と署名を依頼します。相手方はメールに記載されたURLから契約書の内容を確認し、同意すればクリック一つで電子署名が完了します。これにより、契約の締結が迅速に行われ、紙の契約書に比べて時間やコストを大幅に削減できる点が特徴です。
なぜ今、話題なの？
クラウドサインが注目される背景には、デジタルトランスフォーメーション（DX [blocked]）の推進と、新型コロナウイルス感染症の拡大による働き方の変化があります。リモートワークが普及する中で、オフィスに出社せずに契約業務を完結できる電子契約のニーズが高まりました。また、2020年9月にはデジタル庁が発足し、行政手続きのデジタル化が進められるなど、社会全体でデジタル化への移行が進んでいます。
特に、2020年6月に「押印に関するQ&A」が内閣府・法務省・経済産業省から発表され、電子契約でも法的な有効性が認められることが明確に示されたことも、普及を後押ししました。これにより、印鑑や書面での契約にこだわらず、電子契約を導入する企業が急速に増加しました。クラウドサインは、電子契約市場において国内で高いシェアを持つサービスの一つであり、多くの企業が導入を進めています。
どこで使われている？
クラウドサインは、業種や企業規模を問わず、多岐にわたる場面で利用されています。例えば、企業間の業務委託契約、秘密保持契約（NDA）、雇用契約、不動産の賃貸借契約、金融機関の融資契約など、様々な種類の契約締結に活用されています。特に、契約書を頻繁に交わす企業や、全国に支店を持つ企業、リモートワークを導入している企業で導入が進んでいます。
導入事例としては、人材サービス会社が雇用契約書や派遣契約書を電子化したり、IT企業が業務委託契約やNDAを電子化したりするケースが挙げられます。また、スタートアップ [blocked]企業から大企業、地方自治体や教育機関でも導入されており、契約業務の効率化、コスト削減、ガバナンス強化に貢献しています。2023年2月時点で、導入企業数は250万社を突破しています。
覚えておくポイント
クラウドサインを利用する上で覚えておくべきポイントはいくつかあります。まず、電子契約は法的に有効であるという点です。日本の法律では、電子署名法に基づき、適切な電子署名が施された電子文書は書面による契約と同等の法的効力を持つとされています。クラウドサインは、この法的要件を満たすサービスとして設計されています。
次に、印紙税が不要になるというメリットです。紙の契約書には、契約金額に応じて印紙税がかかりますが、電子契約書には印紙税は課税されません。これにより、企業は大きなコスト削減効果を期待できます。また、契約書の保管場所が不要になり、必要な契約書を検索する手間も省けるため、管理業務の効率化にも繋がります。
セキュリティ面では、クラウドサインは高度な暗号化 [blocked]技術やアクセス制限、監査ログ機能などを備えており、契約書の改ざん防止や情報漏洩対策が講じられています。ただし、利用する企業側も、適切なアクセス管理やパスワード設定を行うなど、セキュリティ意識を持つことが重要です。導入を検討する際は、自社の契約業務フローに合うか、費用対効果はどうかを十分に検討することをおすすめします。