FigJamでオンライン会議効率化とは
FigJam（フィグジャム）は、Webブラウザ上で利用できるオンラインのホワイトボードツールです。特に、オンライン会議でのアイデア出し、ブレインストーミング [blocked]、共同作業を効率化するために設計されています。
従来の対面会議では、ホワイトボードや模造紙に付箋を貼ったり、ペンで書き込んだりしてアイデアを共有していました。FigJamは、このアナログな作業をデジタル空間で再現し、さらに発展させたものです。参加者全員が同じ画面を共有し、リアルタイムで付箋（スティッキーノート）を貼ったり、図形を描いたり、テキストを入力したりできます。これにより、地理的に離れた場所にいる参加者でも、まるで同じ部屋にいるかのように活発な意見交換や共同作業が可能になります。
主な機能としては、以下のようなものがあります。
- 付箋（Sticky Notes）: 短いアイデアや意見を書き込み、自由に配置できます。
- 図形ツール: フローチャートやマインドマップなど、視覚的な情報を整理するのに役立ちます。
- ペンツール: 手書きでメモやイラストを書き込めます。
- 投票機能: 多数決で意見をまとめたり、優先順位をつけたりする際に便利です。
- テンプレート: 会議の種類（ブレインストーミング、SWOT分析 [blocked]など）に応じたテンプレートが用意されており、効率的に会議を始められます。
なぜ今、話題なの？
FigJamが今、注目を集めている主な理由は、リモートワークの普及とオンライン会議の増加にあります。新型コロナウイルス感染症の影響で、多くの企業がリモートワークを導入し、会議もオンラインで行われることが一般的になりました。
しかし、オンライン会議では、対面会議に比べて参加者の発言が偏ったり、アイデアが出にくかったり、議論が活性化しにくいといった課題が指摘されていました。FigJamのようなデジタルホワイトボードツールは、これらの課題を解決する有効な手段として認識されています。
- 参加型会議の促進: 全員が同時にボード上で作業できるため、発言が苦手な人でも付箋を貼ることで意見を表明しやすくなります。これにより、会議への参加意識が高まり、より多くのアイデアが生まれる傾向があります。
- アイデアの可視化と整理: 出てきたアイデアがリアルタイムで視覚化され、関連するアイデアをグループ化したり、優先順位をつけたりといった整理が容易です。これにより、議論の方向性が明確になり、結論に至るまでの時間を短縮できます。
- 議事録作成の効率化: 会議中にボード上にまとめられた内容は、そのまま議事録のたたき台として活用できます。後から見返す際も、視覚的に分かりやすく、情報の抜け漏れを防ぎやすくなります。
Figmaというデザインツールから派生したサービスであるため、直感的な操作性も人気の要因の一つです。
どこで使われている？
FigJamは、業界や職種を問わず、幅広いシーンで活用されています。
- IT・Web業界: ソフトウェア開発における要件定義、UI/UXデザインのブレインストーミング、プロジェクトの進捗管理などで利用されます。
- マーケティング・企画部門: 新規事業のアイデア出し、キャンペーン戦略の立案、顧客体験マップの作成などに使われています。
- 教育機関: オンライン授業でのグループワーク、課題の共同解決、意見交換の場として活用されています。
- コンサルティングファーム: 顧客とのワークショップ、課題分析、解決策の検討などで、共同作業のプラットフォームとして利用されることがあります。
特定の部署やチームだけでなく、企業全体のオンライン会議やワークショップで、コラボレーションを促進するツールとして導入が進んでいます。特に、リモート環境下でチームの創造性や生産性を維持・向上させたいと考える組織にとって、有効な選択肢の一つです。
覚えておくポイント
FigJamをオンライン会議で効果的に活用するためのポイントをいくつかご紹介します。
- 事前に目的を明確にする: 会議の前に、FigJamを使って何を達成したいのか（アイデア出し、課題整理、意思決定など）を明確にしましょう。目的に応じて適切なテンプレートを選ぶと、スムーズに会議を始められます。
- 操作に慣れておく: 会議が始まる前に、参加者全員が基本的な操作（付箋の貼り方、テキスト入力、図形の描画など）に慣れておくことが望ましいです。簡単な練習時間を設けるのも良いでしょう。
- ファシリテーション [blocked]を意識する: オンラインホワイトボードを活用した会議では、ファシリテーター（進行役）の役割がより重要になります。参加者が活発に意見を出せるよう促したり、議論が脱線しないように方向を修正したり、時間配分を管理したりすることが求められます。
- ルールを決める: 多くの人が同時に作業するため、付箋の色分けルールや、アイデアの整理方法など、基本的なルールを事前に決めておくと、ボードが混乱するのを防げます。
- 会議後の活用: 会議でまとまった内容は、スクリーンショットを撮ったり、PDFとしてエクスポートしたりして、議事録として共有しましょう。また、次のアクションプランに繋げることで、会議の成果を最大化できます。
FigJamは、オンライン会議を単なる情報伝達の場ではなく、参加者全員で価値を創造する場へと変える可能性を秘めています。適切に活用することで、リモートワーク環境下でのチームの生産性向上に貢献するでしょう。